Sistema MED v.6.x - Características Generales - edición abril/2006
Características Generales del Sistema MED
El Sistema MED es un producto informático desarrollado para atender las necesidades médico administrativas de consultorios médicos de primero y segundo nivel que presten servicios médicos ambulatorios como consulta externa, cirugía ambulatoria o procedimientos diagnósticos como imágenes diagnósticas (rayos X, ustrasonografías, etc) o endoscopias digestivas.
Está formado por un módulo principal o básico en el que se manejan las Agendas de Actividades, las Cuentas Médicas y el Archivo de Pacientes, complementado funcional y operativamente por módulos adicionales como el Generador de Informes, Generador de RIPS, Administrador de Caja y el Kardex de Suministros.
El Sistema MED es un manejador de bases de datos que se puede instalar en un computador personal, en una pequeña red punto a punto y es escalable hasta un nivel corporativo funcionando con tecnología cliente servidor sobre redes TCP/IP y moviendo motores relacionales de bases de datos como Microsoft SQL Server, PostgreSql o Interbase.
Principales Aspectos Funcionales
Agenda de Actividades.
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Este módulo es de gran utilidad para automatizar la organización, asignación y control de citas médicas en centros médicos en donde labora un grupo multi disciplinario de profesionales. Para programar y registrar actividades se definen "Unidades Asistenciales", siendo una Unidad Asistencial un profesional, un consultorio o una sala de procedimientos. Se pueden manejar simultáneamente todas las unidades asistenciales que sean necesarias en una organización.
Para cada Agenda o Unidad Asistencial se pueden definir intervalos de tiempo y horarios de asignación de citas diferentes de acuerdo con las necesidades. Una vez creadas las agendas, estas se pueden modificar con facilidad para adaptar los horarios a cambios que se puedan presentar en el ultimo momento.
A partir de la Agenda de Actividades se puede ubicar rápidamente la historia de un paciente para conocer su estado clínico y administrativo, lo cual evita demoras y agiliza la prestación de los servicios. Con el esquema utilizado en la Agenda de Actividades se hace fácil el control de pacientes institucionales, ya que registra detalladamente datos como son la asignación de incapacidades, formulación, remisiones y solicitud de exámenes entre otros. |
La Agenda de Actividades registra y controla entre otros los siguientes datos: Fecha y hora a la que se programa la actividad, hora de llegada y hora de atención, el tipo de actividad, todos los datos del paciente, el estado de la actividad y la entidad que lo remite. Permite distinguir fácilmente los pacientes institucionales de los particulares y se pueden incluir hasta cuatro diagnósticos (CIE10) en cada registro.
Con base en los datos consignados en la Agenda de Actividades se pueden producir informes médicos y administrativos, así como el Registro Individual de Prestación de Servicios (RIPS) exigido por el Ministerio de Salud en el marco del Sistema Integral de Información del SGSSS (SIIS).
Facturación y Cuentas Médicas.
Este es uno de los módulos imprescindibles del Sistema MED puesto que lleva un control minucioso de las cuentas por Unidad Asistencial, por paciente y por Entidad Médica.
El sistema está diseñado para manejar "Planes de Tarifas" que no son otra cosa que los diferentes conjuntos de procedimientos y servicios contratados con cada entidad. Se pueden crear y definir tantos Planes de Tarifas como sean necesarios. Este método hace que no haya lugar a confusiones en cuanto a las tarifas que se deben aplicar en un momento dado según la categoría del paciente o la entidad que lo remite.
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Para el registro y contabilización de los servicios médicos, procedimientos quirúrgicos o exámenes diagnósticos se pueden utilizar los códigos oficiales que se definen los manuales de procedimientos CUPS, SOAT y el ISS, o códigos propios definidos por la entidad. Para la liquidación de los valores a cobrar se pueden definir Puntos, Grupos, Unidades de Valor Relativo (UVRs) o valores netos.
Si se desea, se puede programar el sistema para que el valor de los copagos o cuotas moderadoras los calcule a partir de cada Plan de Tarifas. No obstante estos valores pueden ser cambiados puntualmente por usuarios autorizados.
El método propuesto de elaboración de cuentas integrado con la Agenda de Actividades y en el mismo instante en que el paciente está siendo atendido, hace que llegado el momento se pueda generar automáticamente la factura con todos los cargos a que haya lugar.
Archivo de Pacientes.
El Archivo de Pacientes es el eje sobre la cual gira todo el sistema y que permite llevar una completa base de datos de pacientes, incluyendo la información demográfica, información administrativa e historia clínica completa. Dada la estructura del sistema la obtención de la información es ágil y rápida haciendo el manejo del archivo simple y seguro.
El Archivo de Pacientes es un elemento que integra otros aspectos de la información del paciente como son:
Datos Generales.
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Elemento funcional en donde se registran los datos demográficos de los pacientes: número de registro, nombres, apellidos, tipo y número del documento de identidad, fecha de nacimiento, edad, sexo, lugar de origen, estado civil, número de carné o contrato, vigencia, centro de costos, datos de dirección, teléfonos, municipio, acudiente, ocupación, empresa administradora, plan de tarifas que lo cubre, fotografía del paciente y otros.
Ofrece mecanismos rápidos de búsqueda de pacientes por número de documento de identidad, número de registro, número de carné o contrato, primer apellido o segundo apellido |
Historia Clínica.
Lleva un registro de todos y dada uno de los "Eventos" de un paciente. Un Evento es un acontecimiento que genera o amerita una anotación en la historia clínica. Dada la diversidad de situaciones posibles, el sistema ofrece al usuario un surtido de "Plantillas" a partir de las cuales se hacen las anotaciones del caso.
El sistema registra para cada paciente, la fecha y hora de las diferentes visitas, así como el nombre del profesional que atiende, la especialidad y naturalmente las anotaciones o comentarios que haya lugar para cada evento. Esto en un formato de texto de escritura libre sin limitaciones de espacio. Adicionalmente a toda la información médica, se pueden guardar imágenes diversas como parte del registro del paciente, dando un gran surtido de posibilidades de aplicación.
El formato para el texto de la historia clínica es totalmente parametrizable, lo cual hace que se pueda adaptar adecuadamente para todas las especialidades. Se pueden tener un número ilimitado de modelos o plantillas para los eventos médicos. |
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Los eventos o evoluciones se pueden imprimir en conjunto o individualmente y para ello el sistema se enlaza automáticamente con editores de texto convencionales como Word u OpenOffice. Esta característica permite darle al documento impreso una presentación inigualable.
Para garantizar la integridad e inviolabilidad de la información, el software lleva un control que impide que los datos puedan ser modificados después de cierto tiempo de haber sido grabados.
Diagnósticos Médicos.
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La base de datos que se incluye como parte del sistema, cuenta con última clasificación internacional de enfermedades definida por el Ministerio de Salud. A partir de los diagnósticos hechos a los pacientes tomando como base esta clasificación de enfermedades, la obtención de informes epidemiológicos dejará de ser una tarea penosa y demorada, para pasar a ser un proceso automatizado y totalmente confiable. |
Registro de Otros Datos.
Según la especialidad del profesional o la población de pacientes a atender, se pueden habilitar tablas o grillas para registrar datos de Inmunizaciones, Crecimiento y Desarrollo para la población pediatrica o la de Control Obstétrico para la población de maternas. En estas tablas o grillas existen algunos datos que el software calcula automáticamente, como son el percentil de peso para la edad, percentil de talla para la edad, percentil del peso para la talla, fecha probable de parto y edad gestacional.
Elaboración de Ordenes Médicas.
El Archivo de Pacientes incluye además herramientas para generar e imprimir automáticamente documentos anexos a la historia clínica como son fórmulas médicas, certificados, incapacidades, solicitudes de exámenes paraclínicos, informes y en fin cualquier documento que se pueda relacionar con el manejo y administración de los pacientes.
Al automatizar la elaboración de estos documentos el Sistema MED evita que el valioso tiempo de los profesionales se malgaste llenando papelería. |
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Generador de Informes.
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El Sistema MED trae predefinidos mas de 50 informes (listados o reportes) diferentes. Para la generación de estos informes, se utiliza una herramienta especializada que se incluye como parte del sistema y permite ver los informes en pantalla o imprimirlos en cualquier tipo de impresora. Si se desea, los datos de los informes se pueden exportar a otras aplicaciones en formato de archivos de Excel (*.Xls), dBase (*.Dbf) o en archivo planos.
El Generador de Informes permite definir períodos de tiempo y obtener listados cruzando variables como Unidad Asistencial, Entidad Médica, Plan de Tarifas, Tipo de Actividad, Nombre del Profesional, Centro de Costos, Grupo de Edad y Sexo entre otros. |
Producción de RIPS
Elemento funcional para registrar en forma codificada todos los datos necesarios para la generación de los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS). Captura el tipo de usuario, tipo de afiliado, código del municipio, zona de residencia, causa externa, finalidad de la actividad, finalidad del procedimiento, ámbito de realización, persona que atiende y la conducta a seguir.
Se pueden crear macros que automatizan hasta en un 80 % la captura de los datos. Tiene incluido un validador que le indica al usuario si hacen falta datos, garantizando así que llegado el momento, los RIPS se van a generar cien por ciento sin errores u omisiones.
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Una vez se han diligenciado en el día a día los datos propios de la gestión médico asistencial, el módulo Generador de RIPS se encarga de producir en disquete el archivo plano con los RIPS de Consulta y los RIPS de Procedimientos de acuerdo con las normas vigentes a partir de la resolución 3374 y relacionadas.
Administración de Usuarios.
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Elemento funcional en donde se registran los usuarios del sistema y se define el perfil de cada uno de ellos. El registro de usuarios incluye la definición de los derechos y opciones sobre las tablas de la base de datos y la interfase del usuario. Al combinar los derechos y la opciones se obtiene un control muy preciso sobre el perfil de cada usuario.
Para fines administrativos y de auditoría, el Sistema MED maneja un registro de procesos en donde se puede conocer la fecha y hora, el nombre del usuario y la acción realizada sobre elementos críticos del sistema |
Resumen de los Aspectos a Destacar.
Desde el Punto de Vista Técnico.
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Aplicación Windows cliente servidor desarrollada aplicando estándares CUA lo que la hace muy fácil de utilizar por usuarios no expertos.
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Utiliza el motores de bases de datos relacionales como Microsoft SQL Server 2000, Interbase o PostgreSql.
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Es escalable, en la medida en que es susceptible de ser instalado ya sea en el computador de un consultorio, en un centro médico sobre una red punto a punto o en una entidad más grande sobre una red con tecnología cliente-servidor.
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Desarrollado con Delphi 6.0 Enterprise que genera ejecutables puros lo cual ofrece mejor desempeño de las aplicaciones.
Desde el Punto de Vista Funcional.
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Integra en un solo ambiente de trabajo la información médica y la información administrativa.
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Es un sistema abierto fácilmente parametrizable, que se ajusta a las necesidades de diversas especialidades médicas.
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Puede almacenar imágenes diversas ligadas a la historia clínica del paciente en formatos Bmp, Jpg y Jpge.
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Se integra fácilmente con otras aplicaciones de uso común como Word y Excel.
Desde el Punto de Vista Legal.
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Está actualizado y diseñado para cumplir normas vigentes expedidas por el Ministerio de Protección Social (Ministerio de Salud) y las Secretarías Distritales y Departamentales de Salud.
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Genera en forma automática los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS).
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Controla el acceso de los usuarios y lleva registro de los cambios relevantes en el contenido de la información.
Desde el Punto de Vista de Trayectoria.
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Dada su sencillez de manejo y versatilidad, es el software de administración y gestión médica más aceptado por el cuerpo médico.
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Tiene ya quince años de presencia en el mercado colombiano.
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Está respaldado por Informática Médica de Colombia Ltda., una empresa dedicada exclusivamente a trabajar para los profesionales del sector de la salud.
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Cuenta con un grupo de expertos especialmente entrenados para dar soporte a los usuarios finales.
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